Die Erstellung eines EINF-Berichts kann beim ersten Mal ueberwaetigend wirken. Dieser Leitfaden gliedert den Prozess in ueberschaubare Schritte, damit Sie genau wissen, was wann zu tun ist.
Schritt 1: Bestimmen Sie Ihren Umfang
Identifizieren Sie, welche Einheiten, Standorte und Geschaeftsbereiche in Ihren Berichtsperimeter fallen. Wenn Sie Teil eines Konzerns sind, klaeren Sie, ob Sie einzeln berichten oder die Muttergesellschaft einen konsolidierten EINF einreicht.
Schritt 2: Erfassen Sie Ihre Datenanforderungen
Listen Sie fuer jede der fuenf EINF-Saeulen (Umwelt, Soziales, Menschenrechte, Antikorruption, Diversitaet) die spezifischen Datenpunkte auf, die Sie benoetigen. Verwenden Sie das Gesetz 11/2018 als Referenz oder, noch besser, eine Plattform wie Dcycle, in der alle Anforderungen bereits vorerfasst sind.
Schritt 3: Weisen Sie Datenverantwortliche zu
Jede Saeule betrifft typischerweise unterschiedliche Abteilungen:
- Umwelt → Betrieb, Gebaeudewirtschaft, Beschaffung
- Soziales & Beschaeftigung → Personalwesen
- Menschenrechte → Rechtsabteilung, Compliance
- Antikorruption → Rechtsabteilung, Interne Revision
- Diversitaet → Personalwesen, Vorstandssekretariat
Schritt 4: Erfassen und validieren Sie die Daten
Sammeln Sie Quelldokumente — Rechnungen, Personalakten, Energierechnungen, Compliance-Berichte. Validieren Sie die Daten auf Richtigkeit, Konsistenz und Vollstaendigkeit. Kennzeichnen Sie Anomalien fruehzeitig.
Schritt 5: Erstellen Sie den Bericht
Strukturieren Sie Ihren Bericht entlang der fuenf Saeulen. Fuegen Sie sowohl quantitative Kennzahlen als auch qualitative Beschreibungen von Richtlinien, Risiken und Ergebnissen ein. Pflegen Sie eine klare Nachweiskette fuer jede Angabe.
Schritt 6: Unabhaengige Verifizierung
Beauftragen Sie einen Pruefungsdienstleister mit der Verifizierung Ihres EINF. Stellen Sie ihm das Nachweispaket zur Verfuegung (Quelldokumente, die mit jedem Datenpunkt verknuepft sind). Bearbeiten Sie eventuelle Beanstandungen vor der Vorstandsgenehmigung.
Schritt 7: Vorstandsgenehmigung und Einreichung
Der EINF muss vom Vorstand genehmigt und zusammen mit Ihrem Jahresabschluss eingereicht werden. Er wird Teil des Lageberichts.
Wie Dcycle hilft
Dcycle uebernimmt die Schritte 2-6 in einer einzigen Plattform. Anforderungen sind vorerfasst, die Datenerfassung ist automatisiert (Dokumente hochladen oder ERP anbinden), die Validierung laeuft in Echtzeit und das Nachweispaket wird automatisch fuer Ihren Pruefer generiert.
