De NFI (Niet-Financiele Informatie, in Spanje bekend als EINF of Estado de Informacion No Financiera) is het verplichte kader voor niet-financiele rapportage in Spanje. Het is ingesteld door Wet 11/2018 als omzetting van de Europese richtlijn inzake niet-financiele rapportage (NFRD). Dit kader verplicht gekwalificeerde bedrijven om informatie openbaar te maken over milieu-, sociale, mensenrechten-, anticorruptie- en diversiteitskwesties, naast hun jaarlijkse financiele rapportage.
Voor bedrijven die actief zijn in Spanje is de NFI niet vrijblijvend: het brengt wettelijke verplichtingen, verificatie-eisen en verantwoordelijkheid op bestuursniveau met zich mee. Deze uitgebreide gids behandelt alles wat u moet weten over de NFI: wat het is, wie moet voldoen, wat het vereist en hoe u zich voorbereidt.
Wat betekent EINF?
EINF staat voor Estado de Informacion No Financiera, wat zich vertaalt als “Verklaring van Niet-Financiele Informatie”. De term verwijst zowel naar de wettelijke verplichting als naar het document dat bedrijven produceren om eraan te voldoen. In Nederland wordt niet-financiele rapportage gereguleerd door de AFM (Autoriteit Financiele Markten) en DNB (De Nederlandsche Bank), die toezien op de naleving van EU-richtlijnen inzake duurzaamheidsrapportage.
De Spaanse NFI is ingevoerd door Wet 11/2018 van 28 december, die het Wetboek van Koophandel, de geconsolideerde tekst van de Wet op Kapitaalvennootschappen en de Auditwet wijzigde. Deze wet zet de Richtlijn 2014/95/EU (de richtlijn inzake niet-financiele rapportage, of NFRD) om in Spaanse nationale wetgeving.
Voor Wet 11/2018 had Spanje beperkte verplichtingen op het gebied van niet-financiele rapportage. De NFI heeft het bereik, het detailniveau en de handhaving van duurzaamheidsinformatie voor Spaanse bedrijven aanzienlijk uitgebreid.
Wie moet een NFI indienen?
De verplichting is van toepassing op bedrijven en geconsolideerde groepen die specifieke drempelwaarden bereiken. Begrijpen of uw bedrijf binnen het toepassingsgebied valt, is de eerste stap.
Verplichte drempelwaarden
Uw bedrijf moet een NFI indienen als het aan ten minste twee van de volgende voorwaarden voldoet gedurende twee opeenvolgende boekjaren:
| Criterium | Drempel |
|---|---|
| Gemiddeld aantal werknemers | Meer dan 250 |
| Balanstotaal | Meer dan EUR 20 miljoen |
| Netto-jaaromzet | Meer dan EUR 40 miljoen |
Organisaties van openbaar belang
Bedrijven die zijn geclassificeerd als organisaties van openbaar belang (beursgenoteerde bedrijven, kredietinstellingen, verzekeringsmaatschappijen) met meer dan 500 werknemers zijn onderworpen aan de NFI-verplichting, ongeacht de drempels voor activa en omzet.
Groepsrapportage of individuele rapportage
Als uw bedrijf tot een groep behoort, kan de moedermaatschappij een geconsolideerde NFI indienen die alle dochterondernemingen dekt. In dat geval zijn individuele dochterondernemingen vrijgesteld van afzonderlijke indiening, maar alleen als het geconsolideerde rapport uitdrukkelijk hun activiteiten en gegevens dekt.
Dit is een belangrijke nuance: veel bedrijven nemen aan dat ze zijn vrijgesteld omdat hun moedermaatschappij een groepsrapport indient, maar als de groeps-NFI niet specifiek de gegevens van uw dochteronderneming bevat, moet u mogelijk toch individueel rapporteren.
Vrijwillige rapportage
Bedrijven onder de verplichte drempelwaarden kunnen vrijwillig een NFI indienen. Dit komt steeds vaker voor, gedreven door:
- Klanteisen: grote bedrijven die aan de NFI moeten voldoen, vragen vaak ESG-gegevens van hun leveranciers
- Openbare aanbestedingen: overheidsopdrachten beoordelen steeds vaker duurzaamheidscriteria
- Verwachtingen van investeerders: ESG-bewuste investeerders zoeken transparantie ongeacht de wettelijke verplichting
- Concurrentievoordeel: vroege vrijwillige rapporteerders zijn beter gepositioneerd wanneer de drempels uiteindelijk worden bereikt
Wanneer gaat de verplichting in?
De verplichting geldt voor het boekjaar waarin de drempels voor het tweede opeenvolgende jaar worden bereikt. Als uw bedrijf twee van de drie drempels heeft overschreden in zowel 2024 als 2025, moet u een NFI indienen voor boekjaar 2025.
Omgekeerd, als u twee opeenvolgende jaren onder de drempels zakt, vervalt de verplichting, maar veel bedrijven kiezen ervoor om vrijwillig te blijven rapporteren voor transparantie richting stakeholders.
Wat dekt de NFI?
De NFI vereist gestructureerde informatieverschaffing over vijf pijlers. Elke pijler omvat zowel kwantitatieve gegevens (indicatoren, KPI’s) als kwalitatieve beschrijvingen (beleid, risico’s, due diligence-maatregelen).
1. Milieukwesties
Dit is doorgaans de meest data-intensieve pijler. Vereiste informatieverschaffing omvat:
- Broeikasgasemissies: Scope 1 (direct) en Scope 2 (indirect door energie), en waar materieel, Scope 3 (waardeketen)
- Energieverbruik: totaal verbruik in MWh of GJ, uitsplitsing per bron (elektriciteit, gas, diesel, hernieuwbaar), energie-efficientie-maatregelen
- Waterverbruik: totaal watergebruik, bronnen, lozingen van afvalwater
- Vervuiling: maatregelen voor preventie en beperking van lucht-, water- en bodemvervuiling
- Circulaire economie: afvalproductie per type (gevaarlijk/niet-gevaarlijk), recyclingpercentages, initiatieven voor afvalpreventie
- Biodiversiteit: impact op beschermde gebieden, maatregelen voor behoud van biodiversiteit
- Klimaatverandering: risico’s en aanpassingsmaatregelen, doelstellingen voor koolstofreductie
Bedrijven moeten ook de methodologie rapporteren die is gebruikt voor berekeningen (bijv. het GHG Protocol voor emissies) en vergelijkingen van jaar tot jaar verstrekken waar de gegevens dit toelaten.
2. Sociale en personeelskwesties
De sociale pijler omvat de relatie van het bedrijf met zijn personeel:
- Werkgelegenheid: totaal personeelsbestand naar geslacht, leeftijd, land; contracttypen (vast, tijdelijk, deeltijd); personeelsverloop; nieuwe aanwervingen
- Werkorganisatie: werktijden, flexibele werkregelingen, disconnectiebeleid, maatregelen voor werk-privebalans
- Gezondheid en veiligheid: frequentie- en ernstgraad van arbeidsongevallen, beroepsziekten, preventiemaatregelen
- Sociale dialoog: dekking van collectieve arbeidsovereenkomsten, werknemersvertegenwoordiging, overlegprocedures
- Opleiding: totaal aantal opleidingsuren, gemiddelde per werknemer, programma’s voor professionele ontwikkeling
- Toegankelijkheid: maatregelen voor personen met een beperking, universele toegankelijkheidsinitiatieven, integratieprogramma’s
- Gelijke beloning: vergoeding naar geslacht en beroepscategorie, analyse van de loonkloof
3. Mensenrechten
De pijler mensenrechten richt zich op due diligence en risicopreventie:
- Due diligence-procedures: processen voor beoordeling van mensenrechtenrisico’s, zowel intern als in de waardeketen
- Risicopreventie: maatregelen om mensenrechtenschendingen te voorkomen en te beperken
- Klachtenmechanismen: meldingskanalen, klokkenluidersprocedures, gemelde en opgeloste zaken
- Toezicht op de toeleveringsketen: mensenrechtenoverwegingen bij de selectie en monitoring van leveranciers
4. Anticorruptie en omkoping
Deze pijler omvat het integriteitskader van het bedrijf:
- Beleid: anticorruptie- en anti-omkopingsbeleid, gedragscode
- Nalevingsprogramma’s: training, risicobeoordelingen, interne controles
- Klokkenluidersregeling: kanalen voor het melden van onregelmatigheden, bescherming van klokkenluiders
- Resultaten: bevestigde corruptie-incidenten, gerechtelijke procedures, opgelegde sancties
- Politieke bijdragen: donaties aan politieke partijen, lobbyactiviteiten (indien van toepassing)
5. Diversiteit van het bestuur
De diversiteitspijler onderzoekt de samenstelling en inclusiviteit van het bestuur:
- Samenstelling van het bestuur: geslacht, leeftijdscategorie, professionele achtergrond, nationaliteit van bestuursleden
- Diversiteitsbeleid: doelstellingen voor bestuursdiversiteit, implementatiemaatregelen, voortgang
- Loonkloof: beloningsverschillen naar geslacht en functiecategorie
- Inclusiemaatregelen: beleid ter bevordering van diversiteit buiten het bestuur
Hoe wordt de NFI geverifieerd?
In tegenstelling tot sommige vrijwillige duurzaamheidsrapportages moet de NFI een verplichte onafhankelijke verificatie ondergaan door een erkende assurance-verlener.
Verificatiebereik
De verificateur controleert:
- Volledigheid: zijn alle vijf pijlergebieden gedekt? Zijn verplichte datapunten opgenomen?
- Nauwkeurigheid: komen de gerapporteerde cijfers overeen met de brondocumentatie? Worden methodologieen correct toegepast?
- Consistentie: sluiten de cijfers intern op elkaar aan en op de financiele overzichten van het bedrijf?
- Naleving: voldoet het rapport aan de vereisten van Wet 11/2018?
Assurance-niveau
De huidige eis is beperkte assurance, die een gematigd niveau van zekerheid biedt dat de informatie vrij is van materiele onjuistheden. Dit is minder streng dan “redelijke assurance” (die dichter bij een financiele audit staat), maar vereist nog steeds substantieel bewijs en documentatie.
Praktische implicaties
Voor een vlotte verificatie hebben bedrijven het volgende nodig:
- Bewijstrajecten: elk datapunt moet herleidbaar zijn tot een brondocument (factuur, meterstand, HR-dossier)
- Berekeningsdocumentatie: emissiefactoren, toewijzingsregels en conversiemethodologieen moeten worden gedocumenteerd
- Goedkeuringsketens: duidelijke vastlegging van wie de gegevens heeft verstrekt, wie ze heeft gevalideerd en wie ze heeft goedgekeurd
Hoe verhoudt de NFI zich tot de CSRD?
De NFI en de CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) zijn nauw verwant maar verschillen aanzienlijk in reikwijdte en strengheid.
Belangrijkste verschillen
| Aspect | NFI | CSRD |
|---|---|---|
| Juridische basis | Spaanse Wet 11/2018 | EU-Richtlijn 2022/2464 |
| Reikwijdte | ~1.600 bedrijven in Spanje | ~50.000 in de EU |
| Standaarden | Geen verplichte standaard | Verplichte ESRS |
| Formaat | Elk formaat (deel van bestuursverslag) | XBRL-getagd digitaal formaat |
| Materialiteit | Enkelvoudige materialiteit | Dubbele materialiteit |
| Datapunten | ~120 algemene informatieverschaffingen | 800+ specifieke datapunten |
Transitietijdlijn
Naarmate de CSRD in Spanje van kracht wordt, moeten bedrijven die momenteel een NFI indienen overstappen naar de meer gedetailleerde ESRS (European Sustainability Reporting Standards):
- 2025: grote beursgenoteerde bedrijven (>500 werknemers) rapporteren onder de CSRD voor boekjaar 2024
- 2026: andere grote bedrijven die aan 2 van de 3 drempels voldoen, rapporteren voor boekjaar 2025
- 2027: beursgenoteerde mkb-bedrijven kunnen beginnen met rapporteren (verplicht vanaf 2028)
Het voordeel van beginnen met de NFI
Als uw bedrijf al een NFI indient, heeft u een aanzienlijke voorsprong bij de voorbereiding op de CSRD. De gegevens die u verzamelt over milieu-emissies, personeelsindicatoren, governance-informatieverschaffing en meer voeden rechtstreeks de CSRD-rapportage. De transitie omvat het uitbreiden van uw gegevensverzameling (meer gedetailleerde datapunten), het overnemen van de ESRS-structuur en het implementeren van een dubbele materialiteitsbeoordeling, maar de basis is al gelegd.
Hoe bereidt u uw NFI-rapport voor
Het opstellen van een NFI omvat meerdere fasen, doorgaans over een periode van 2 tot 4 maanden, afhankelijk van de bedrijfsgrootte en de beschikbaarheid van gegevens.
Fase 1: Scope en planning (weken 1-2)
- Bepaal uw rapportagegrens (welke entiteiten, vestigingen, activiteiten zijn opgenomen)
- Identificeer gegevenseigenaren voor elke pijler (HR, Operations, Juridisch, Financien)
- Bekijk eerdere rapporten (indien aanwezig) voor referentiegegevens
Fase 2: Gegevensverzameling (weken 3-6)
- Verzamel brondocumenten: energiefacturen, HR-exports, compliancerapporten, notulen van het bestuur
- Bereken afgeleide indicatoren: koolstofvoetafdruk, loonkloofanalyse, ongevalscijfers
- Valideer gegevens op volledigheid, nauwkeurigheid en interne consistentie
Fase 3: Opstellen (weken 7-8)
- Structureer het rapport volgens de vijf pijlers
- Neem zowel kwantitatieve indicatoren als kwalitatieve beschrijvingen van beleid en risico’s op
- Houd een duidelijk bewijstraject aan dat elke bewering koppelt aan brongegevens
Fase 4: Beoordeling en verificatie (weken 9-12)
- Interne beoordeling door het management en betrokken afdelingshoofden
- Externe verificatie door een erkende assurance-verlener
- Pak eventuele bevindingen of aanbevelingen aan voor de definitieve goedkeuring
Fase 5: Goedkeuring en indiening
- Het bestuur keurt de NFI goed
- Dien in samen met de jaarrekening als onderdeel van het bestuursverslag
- Maak beschikbaar voor aandeelhouders en, waar vereist, openbaar toegankelijk
Veelvoorkomende fouten om te vermijden
Op basis van onze ervaring bij het begeleiden van honderden bedrijven met hun NFI, zijn dit de meest voorkomende valkuilen:
- Te laat beginnen: gegevensverzameling kost meer tijd dan verwacht. Begin ten minste 3 maanden voor uw indieningsdeadline.
- Ontbrekend bewijs: auditors hebben brondocumenten nodig voor elk datapunt. Retroactief bewijs verzamelen is lastig en foutgevoelig.
- Inconsistente scope: zorg dat alle entiteiten binnen uw rapportagegrens consequent worden gedekt over alle vijf pijlers.
- Kopieer-plakken van beleidsdocumenten: de NFI vereist daadwerkelijke resultaten en indicatoren, niet alleen beleidsbeschrijvingen. “We hebben een diversiteitsbeleid” is niet voldoende: u hebt de cijfers nodig.
- Scope 3 negeren: hoewel niet altijd verplicht, worden Scope 3-emissies (zakenreizen, woon-werkverkeer, toeleveringsketen) steeds meer verwacht en tonen ze gedegen rapportage aan.
- Geen vergelijking van jaar tot jaar: toezichthouders en auditors verwachten trendgegevens. Als dit uw eerste jaar is, vermeld dat duidelijk en plan om vergelijkingen op te nemen vanaf het tweede jaar.
Hoe Dcycle helpt bij NFI-naleving
Dcycle is ontworpen om NFI-rapportage sneller, nauwkeuriger en minder afhankelijk van externe consultants te maken.
Geautomatiseerde gegevensverzameling
Verbind uw ERP, upload facturen of importeer spreadsheets. De AI van Dcycle leest, classificeert en koppelt gegevens automatisch aan NFI-vereisten, zonder handmatige gegevensinvoer.
Vooraf gekoppelde vereisten
Elke NFI-informatieverschaffingsvereiste over alle vijf pijlers is vooraf geconfigureerd in het platform. U kunt in een oogopslag zien welke datapunten compleet zijn, welke nog in behandeling zijn en wie verantwoordelijk is.
Ingebouwd audittraject
Elk datapunt is gekoppeld aan zijn brondocument, berekeningsmethodologie en goedkeuringsketen. Wanneer uw verificateur om bewijs vraagt, levert u het met een klik.
Hergebruik van gegevens over meerdere raamwerken
Gegevens die zijn verzameld voor uw NFI voeden automatisch andere projecten: koolstofvoetafdruk, CSRD, EcoVadis, ISO 14064. Voer ze eenmaal in, gebruik ze overal.
Deskundige begeleiding
Dcycle combineert technologie met persoonlijke begeleiding. Onze duurzaamheidsexperts helpen u bij het bepalen van de reikwijdte van uw verplichting, het plannen van uw gegevensverzameling en het voorbereiden op verificatie, zonder generieke sjablonen of giswerk.
Klaar om uw NFI-rapportage te vereenvoudigen? Neem contact op met ons team en ontdek hoe Dcycle u kan helpen om van verspreide gegevens naar audit-klare rapporten te gaan in weken, niet maanden. Verken ook onze EINF-collectie om elk aspect van niet-financiele rapportage te verdiepen, of ontdek onze geautomatiseerde gegevensverzameling om tijd te besparen.
