Is uw bedrijf verplicht de EINF in te dienen? Dat is de eerste vraag van finance, legal en operations wanneer het boekjaar afsluit. In Spanje is de Estado de Información No Financiera het jaarrapport dat de jaarrekening aanvult met milieu-, sociale en governancegegevens, gereguleerd door wet 11/2018.
Veel organisaties halen de drempels zonder het te weten. Dochterondernemingen, groepen met meerdere rechtspersonen en groeiende bedrijven kunnen gedurende twee opeenvolgende boekjaren de grenzen voor activa, omzet of personeelsbestand overschrijden en automatisch verplicht worden. Het toezicht in Spanje is sinds 2023 aangescherpt.
De EINF handmatig voorbereiden kost maanden. Gegevens verzamelen uit HR, operations, leveranciers en finance; structureren volgens GRI of SASB; het rapport opstellen en onafhankelijke verificatie doorlopen kan drie tot vijf maanden duren zonder een gecentraliseerd dataplatform.
De overgang naar de CSRD maakt de EINF een startpunt, geen eindbestemming. Bedrijven die al rapporteren onder wet 11/2018 hebben een voorsprong: hun processen voor gegevensverzameling en governance vormen de basis voor naleving van de ESRS zodra Spanje de CSRD heeft omgezet.
Weet u niet zeker of uw bedrijf verplicht is tot de EINF? Boek een demo en wij helpen u dat te bepalen aan de hand van uw balans en personeelsbestand.
Demo aanvragenWat is de EINF
Juridische definitie in Spanje
De Estado de Información No Financiera (EINF) is het jaarrapport waarin de prestaties van een organisatie worden vastgelegd op het gebied van milieu, sociale zaken, personeel, mensenrechten en corruptiebestrijding. Wet 11/2018 zet richtlijn 2014/95/EU over niet-financiële informatie om.
De EINF vervangt de jaarrekening niet: hij vult die aan. Waar de jaarrekening economische prestaties toont, laat de EINF de impact van het bedrijf op zijn omgeving zien. Het is het document dat investeerders, klanten, auditors en toezichthouders raadplegen om de niet-financiële transparantie van een onderneming te beoordelen.
Meest gebruikte referentiekaders
In Spanje structureren de meeste bedrijven de EINF met een van deze kaders:
- GRI (Global Reporting Initiative): de meest verspreide standaard voor duurzaamheidsrapportage.
- SASB: sectorspecifieke standaarden voor het openbaar maken van materiële informatie.
- EU-kader: specifieke richtlijnen voor entiteiten van openbaar belang.
De wet vereist dat wordt vermeld welk kader is gebruikt. GRI is wettelijk niet verplicht, maar het is het meest geaccepteerd door verificateurs in Spanje. Raadpleeg de EINF-resourcehub voor meer diepgang.
Wie is verplicht de EINF in te dienen
Drempelwaarden van wet 11/2018
Volgens wet 11/2018 moeten ondernemingen de EINF opstellen als zij twee van de volgende drie criteria gedurende twee opeenvolgende boekjaren halen:
| Criterium | Drempel |
|---|---|
| Totale activa | Meer dan 20 miljoen euro |
| Netto-omzet | Meer dan 40 miljoen euro |
| Gemiddeld aantal werknemers | Meer dan 250 medewerkers |
Ook entiteiten van openbaar belang waarvan effecten zijn toegelaten tot de handel op gereglementeerde EU-markten en die meer dan 500 werknemers hebben, zijn verplicht.
Als u twijfelt over uw specifieke situatie, bekijk onze gids over wie een EINF-rapport nodig heeft of raadpleeg uw juridisch adviseur.
Termijnen en goedkeuring
Het rapport moet worden ingediend als onderdeel van het bestuursverslag samen met de jaarrekening, uiterlijk vier maanden na afsluiting van het boekjaar. Het moet worden goedgekeurd door het bestuursorgaan en onderworpen aan verificatie door een onafhankelijke auditor.
Ondernemingen met een boekjaar dat samenvalt met het kalenderjaar hebben tot 30 april om de EINF samen met de jaarrekening in te dienen. In januari beginnen is gebruikelijk; in maart beginnen brengt al risico op niet-naleving met zich mee.
Tip: Bereken de drie drempelwaarden met geconsolideerde groepsgegevens als uw bedrijf dochterondernemingen heeft. Een dochter die de grenzen overschrijdt, kan de hele structuur tot rapportage verplichten. Doe de berekening vóór afsluiting van het boekjaar, niet erna.
Wat de EINF moet bevatten
De minimale inhoud die wet 11/2018 vereist, omvat vijf thematische blokken:
1. Milieu
- Energieverbruik en gebruik van hernieuwbare energie
- Broeikasgasemissies (scope 1, 2 en 3)
- Watergebruik en -vervuiling
- Impact op biodiversiteit
- Circulaire economie en afvalbeheer
2. Sociaal en personeel
- Werkgelegenheid: aantal werknemers, contracttypes, personeelsverloop
- Gendergelijkheid en loonkloof
- Gezondheid en veiligheid op het werk
- Opleiding en professionele ontwikkeling
3. Mensenrechten
- Due diligence-beleid in de toeleveringsketen
- Maatregelen tegen gedwongen en kinderarbeid
- Klachtenmechanismen
4. Corruptie- en omkopingbestrijding
- Ethische gedragscodes
- Interne controlesystemen
- Compliance-training
5. Maatschappij
- Engagement ten opzichte van lokale gemeenschappen
- Relaties met overheidsinstanties
- Verantwoord fiscaal gedrag
De fasen van EINF-voorbereiding
Het voorbereiden van de EINF omvat vier duidelijk afgebakende fasen. Zonder automatisering kan elke fase weken werk kosten.
Fase 1: Materialiteitsanalyse
Voordat gegevens worden verzameld, moet het bedrijf bepalen welke onderwerpen materieel zijn: welke een significante impact hebben op de organisatie en welke belangrijk zijn voor belanghebbenden. De materialiteitsanalyse bepaalt de scope van het rapport en voorkomt dat irrelevante gegevens worden verzameld.
Fase 2: Gegevensverzameling en -verwerking
Dit is de meest tijdrovende fase. Het omvat het verzamelen van informatie uit HR, Milieu, Operations, Financiën en externe leveranciers. Gegevens komen binnen in verschillende formaten, met wisselende kwaliteit, en moeten worden gevalideerd en geconsolideerd voordat ze kunnen worden gebruikt.
Fase 3: Opstellen en structureren van het rapport
Met geconsolideerde gegevens stelt het team het rapport op volgens het gekozen kader (GRI, SASB of een ander). Elke indicator vereist een toelichtende tekst, vergelijkende context met voorgaande jaren en verwijzingen naar intern beleid.
Fase 4: Verificatie en publicatie
Het rapport moet onafhankelijke verificatie ondergaan. De auditor beoordeelt de robuustheid van de gegevens, de consistentie van de methodologieën en de naleving van de regelgeving. Na verificatie wordt het gepubliceerd samen met het bestuursverslag en de jaarrekening.
Hoe AI en Dcycle de EINF automatiseren
Kunstmatige intelligentie transformeert elk van deze vier fasen. Met de juiste tools kan het hele proces, van ruwe gegevens tot de uiteindelijke rapportparagraaf, in een fractie van de voorheen benodigde tijd worden uitgevoerd.
Geautomatiseerde gegevensverzameling
De grootste bottleneck bij de EINF is gegevensverzameling en -opschoning. Dcycle verbindt met de databronnen van het bedrijf (ERP, HR-systemen, energiemeters, afvalregisters) en consolideert automatisch de benodigde indicatoren. De AI detecteert uitschieters, identificeert hiaten en stelt voor hoe die te vullen. Bekijk geautomatiseerde gegevensverzameling.
Structurering volgens GRI en multi-framework reporting
Zodra de gegevens zijn opgeschoond en gevalideerd, worden ze gekoppeld aan de toepasselijke GRI-standaarden. Elk gegevenspunt wordt gekoppeld aan de corresponderende GRI-indicator, met gedocumenteerde berekeningsmethodologie en klaar voor verificatie. De EINF-module bevat vooraf geconfigureerde weergaven voor elke sectie: openstaande taken, bijlagen, kwaliteitscontrole, visualisaties en eindrapporten. Bekijk multi-framework reporting.
AI-ondersteunde rapportopstelling
Dcycle gebruikt AI om toelichtende teksten voor elke indicator te genereren op basis van de geladen gegevens. Het model neemt de numerieke waarden, vergelijkt ze met het voorgaande boekjaar, identificeert de trend en schrijft een duidelijke paragraaf in de stijl van het rapport. Het team beoordeelt en past aan, maar begint niet met een leeg document.
Belangrijkste voordelen van de EINF-module van Dcycle:
- Organiseert GRI-indicatoren efficiënt
- Genereert EINF-conforme, auditklare rapporten
- Centraliseert KPI’s in één dashboard
- Detecteert automatisch incomplete of inconsistente gegevens
- Maakt samenwerking tussen afdelingen mogelijk op hetzelfde platform
Vergelijking: handmatig proces vs Dcycle
| Aspect | Handmatig proces | Met Dcycle + AI |
|---|---|---|
| Gegevensverzameling | 4–8 weken | 1–2 weken |
| GRI-structurering | Handmatig, foutgevoelig | Automatisch met gevalideerde mapping |
| Rapportopstelling | Weken redactioneel werk | AI-gegenereerd concept in enkele uren |
| Kwaliteitscontrole | Handmatige review zonder traceerbaarheid | Geautomatiseerde audit met wijzigingslogboek |
| Samenwerking tussen afdelingen | E-mail en spreadsheets | Gecentraliseerd platform met taaktoewijzing |
| Totale doorlooptijd | 3–4 maanden | 4–6 weken |
Wilt u de EINF van maanden naar weken verkorten? Boek een demo en wij tonen u de volledige flow met uw indicatoren.
Platform bekijkenEINF-verificatie
Zodra het rapport is opgesteld, is het bedrijf verplicht het ter onafhankelijke verificatie in te dienen. De verificateur kan zijn:
- Een accountantskantoor (Deloitte, PwC, EY, KPMG of andere ingeschreven in het Spaanse ROAC)
- Een gespecialiseerd duurzaamheidsadviesbureau met verificatie-accreditatie
- Een certificeringsinstantie geaccrediteerd door ENAC
De verificateur beoordeelt de robuustheid van de gegevens, de geschiktheid van de methodologieën en de naleving van de regelgeving. Dcycle genereert automatisch het traceerbaarheidsbestand dat auditors nodig hebben: databronnen, wijzigingshistorie, toegepaste methodologieën en documentair bewijs bij elke indicator.
Voordat het rapport naar de externe auditor gaat, voert Dcycle een geautomatiseerde kwaliteitscontrole uit: controleert of alle verplichte indicatoren zijn gedekt, of de gegevens onderling consistent zijn, of methodologieën zijn gedocumenteerd en of het format voldoet aan de wettelijke vereisten. Dit vermindert iteraties met de auditor en verkort de verificatietijd.
EINF en CSRD: wat er de komende jaren verandert
De EINF is de Spaanse voorganger van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), die de scope en de eisen aan niet-financiële informatie in de hele EU aanzienlijk uitbreidt.
De overgang van EINF naar CSRD betekent de stap van GRI-standaarden naar de ESRS (European Sustainability Reporting Standards), die gedetailleerder zijn en dubbele materialiteit vereisen. Bedrijven die al onder de EINF rapporteren hebben een voorsprong: hun processen voor gegevensverzameling, governance-systemen en rapportagecultuur vormen de basis voor CSRD-naleving.
Als uw bedrijf al de EINF opstelt, is nu het moment om het proces te moderniseren zodat u klaar bent voor de CSRD zonder dubbel werk. Dezelfde gegevens die uw EINF voeden, dienen later ook voor de CSRD, de koolstofvoetafdruk en operationele beslissingen: u verzamelt ze één keer en hergebruikt ze voor reporting, besparingen en operationele keuzes. Lees meer in verschillen tussen EINF en CSRD.
Drie kritische succesfactoren
Factor 1: Bepaal de verplichting met geconsolideerde gegevens
Probleem: Aannemen dat het bedrijf niet verplicht is zonder de drie drempelwaarden met groepsgegevens te berekenen.
Waarom het mislukt: Dochterondernemingen die de grenzen overschrijden, kunnen de verplichting voor de hele structuur activeren.
Oplossing: Bereken geconsolideerde activa, omzet en personeelsbestand vóór afsluiting van het boekjaar. Bij twijfel, raadpleeg wie een EINF-rapport nodig heeft.
Factor 2: Centraliseer gegevensverzameling vanaf het eerste jaar
Probleem: Afhankelijk zijn van e-mail en spreadsheets tussen afdelingen.
Waarom het mislukt: Handmatige verzameling schaalt niet wanneer het rapport complexer wordt of wanneer de CSRD arriveert.
Oplossing: Koppel ERP, utilities, HR en leveranciers aan één dataplatform vanaf de eerste EINF. Bekijk opties in de beste EINF-software.
Factor 3: Bereid verificatie voor vanaf het begin
Probleem: Audit behandelen als een laatste stap, niet als een ontwerpeis.
Waarom het mislukt: Auditors verifiëren cijfers, methodologieën en traceerbaarheid, geen mappen met PDF’s.
Oplossing: Documenteer bronnen, methodologieën en bewijs bij elke indicator vanaf de verzamelfase. Dcycle koppelt bewijs automatisch aan elk datapunt.
Klaar om uw EINF voor te bereiden met volledige traceerbaarheid en CSRD-overgang inbegrepen? Spreek met ons team.
Demo aanvragenConclusie
Bepalen of uw bedrijf verplicht is de EINF in te dienen, is de eerste stap, maar niet de enige. De drempelwaarden van wet 11/2018 (twee van drie criteria gedurende twee opeenvolgende boekjaren) raken meer organisaties dan ze denken, vooral in groepen met groeiende dochterondernemingen.
Zodra de verplichting is bevestigd, ligt de uitdaging operationeel: gegevens verzamelen uit meerdere bronnen, structureren volgens GRI of het gekozen kader, het rapport opstellen en onafhankelijke verificatie doorlopen vóór de termijn van vier maanden. Zonder automatisering kost die cyclus drie tot vijf maanden. Met een dataplatform zoals Dcycle verkort die tot vier tot zes weken.
De EINF is geen geïsoleerde formaliteit: het is de basis voor CSRD-naleving. Het proces nu moderniseren voorkomt dubbel werk wanneer de ESRS van kracht worden. Dezelfde milieu- en sociale gegevens die de EINF voeden, dienen straks voor reporting, energiebesparing en operationele beslissingen.
Veelgestelde vragen (FAQs)
Wat is het verschil tussen de EINF en een duurzaamheidsrapport?
De termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar technisch gezien is de EINF de wettelijke benaming in Spanje voor het niet-financiële informatierapport onder wet 11/2018. Een "duurzaamheidsrapport" kan verwijzen naar elk vrijwillig transparantiedocument; de EINF is de verplichte, geverifieerde versie.
Wat gebeurt er als een verplicht bedrijf de EINF niet indient?
Niet-naleving kan leiden tot sancties van toezichthouders, reputatieschade bij investeerders en klanten, en problemen bij financieringsprocessen of overheidsaanbestedingen waar de EINF als vereiste geldt. Het toezicht in Spanje is sinds 2023 aangescherpt.
Moet de EINF verplicht de GRI-standaard volgen?
GRI is wettelijk niet verplicht, maar het is het meest gebruikte kader in Spanje en het meest geaccepteerd door verificatie-auditors. Wet 11/2018 vereist dat het gebruikte kader wordt vermeld. Andere geldige opties zijn SASB, het EU-kader of een eigen kader, mits onderbouwd.
Hoe lang duurt het om de EINF voor het eerst voor te bereiden?
Zonder gespecialiseerde tools besteden bedrijven die de EINF voor het eerst opstellen doorgaans drie tot vijf maanden aan het volledige proces. Bedrijven die een platform zoals Dcycle gebruiken, verkorten dat tot vier tot zes weken, ook in het eerste jaar.
Is de EINF hetzelfde als de CSRD?
Nee. De EINF is de huidige Spaanse regelgeving (wet 11/2018). De CSRD is de Europese richtlijn die de EINF geleidelijk uitbreidt en vervangt. Grote bedrijven die al verplicht zijn tot EINF-rapportage behoren tot de eersten die aan de CSRD moeten voldoen zodra Spanje de omzetting heeft afgerond.
Kan AI het volledige EINF-rapport opstellen zonder menselijke review?
AI kan complete concepten van elke sectie genereren op basis van geladen gegevens, maar menselijke review is onmisbaar en wettelijk vereist: het rapport moet worden goedgekeurd door het bestuursorgaan en geverifieerd door een onafhankelijke auditor. Wat verandert met AI is dat het team beoordeelt en valideert in plaats van vanaf nul te schrijven.
Gerelateerde artikelen
- EINF-resourcehub
- Complete CSRD-gids: verplichtingen, deadlines en ESRS-standaarden
- Verschillen tussen EINF en CSRD
- De beste EINF-software op de markt
- Wie een EINF-rapport nodig heeft
- Geautomatiseerde gegevensverzameling