O mais difícil no reporte do EINF não é perceber os requisitos, é encontrar os dados. Muitas organizações descobrem que a informação existe, mas está dispersa por dezenas de departamentos, sistemas e formatos de ficheiro. Este guia explica onde procurar em cada um dos cinco pilares, quem costuma ser responsável por cada dado, que evidências guardar e como o verificador independente os vai analisar.
Antes de começar: crie um inventário de dados
Comece por um inventário simples: uma linha por dado, com colunas para o pilar, a unidade, o sistema ou documento de origem, o responsável, o prazo e a evidência que vai guardar. Demora algumas horas e poupa semanas mais tarde, porque revela as lacunas (uma instalação sem leituras de contador, um país com outro sistema de recursos humanos) antes do prazo de redação.
Duas regras fazem o inventário funcionar:
- Alinhe-o com o perímetro de reporte. Cada entidade incluída no EINF tem de constar em todos os dados que lhe digam respeito. Se uma filial está no perímetro, também lá estão a sua energia, os seus efetivos e as suas políticas.
- Fixe as definições desde o início. Decida o que conta como trabalhador (pessoas ou equivalentes a tempo inteiro, no fecho do exercício ou em média anual), que unidades usa e que fatores de emissão aplica. Depois, envie essas definições a todos os responsáveis.
Fontes de dados ambientais
| Dado | Fonte habitual | Responsável habitual |
|---|---|---|
| Consumo de energia | Faturas de fornecimento, módulo de energia do ERP, leituras de contadores | Operações, Gestão de instalações |
| Emissões de GEE | Cálculo a partir de dados de atividade e fatores de emissão | Equipa de sustentabilidade |
| Consumo de água | Faturas de água, leituras de contadores | Gestão de instalações |
| Produção de resíduos | Relatórios do operador de gestão de resíduos | Operações |
| Matérias-primas | Registos de compras, declarações de fornecedores | Compras |
Para calcular as emissões, use fatores de emissão atualizados de fontes reconhecidas, como o DEFRA ou o GHG Protocol, e registe que fator, e de que ano, aplicou a cada atividade. Fatores desatualizados ou não documentados são uma das observações de auditoria mais frequentes. Guarde as próprias faturas e relatórios, não apenas os totais: o verificador vai selecionar valores concretos por amostragem e pedir o documento que os suporta. Para aprofundar este pilar, consulte o nosso guia de reporte ambiental no EINF.
Fontes de dados sociais e relativos aos trabalhadores
A maior parte dos dados sociais está no seu sistema de recursos humanos ou de processamento salarial: efetivos por género, idade e país, tipos de contrato, admissões e rotatividade, absentismo, horas de formação e remunerações por género e categoria profissional. Os dados de segurança e saúde no trabalho (frequência e gravidade dos acidentes, doenças profissionais) vêm normalmente da equipa ou do serviço de segurança e saúde no trabalho. A informação sobre organização do trabalho, como horários, regimes de trabalho flexível e políticas de desligamento, pode exigir documentos de política de recursos humanos em vez de exportações do sistema.
Se a sua empresa opera em vários países, garanta que as equipas locais de recursos humanos reportam com as mesmas definições e a mesma data de referência. Efetivos no fecho do exercício num país e uma média anual noutro dão totais que não batem certo, e o verificador vai reparar.
Direitos humanos e combate à corrupção
Estes pilares são sobretudo informação qualitativa baseada em políticas corporativas, programas de compliance e relatórios de auditoria interna. Peça aos departamentos jurídico e de compliance:
- O código de conduta e as políticas anticorrupção e antissuborno, com as respetivas datas de aprovação.
- Os procedimentos de diligência devida, incluindo a forma como são avaliados os riscos de direitos humanos na cadeia de abastecimento.
- Os registos do canal de denúncias: comunicações recebidas, investigadas e resolvidas.
- Os registos de formação em ética e compliance.
- Os casos confirmados, processos judiciais ou sanções, se existirem.
Mesmo que a sua empresa não tenha tido incidentes, tem de descrever as políticas e os mecanismos em vigor e dizê-lo de forma explícita. “Não foram reportados casos” só é uma informação válida se for suportada pelos registos do canal.
Dados de diversidade
Os dados sobre a composição do conselho (género, faixa etária, percurso profissional e nacionalidade) vêm do secretariado do conselho. A análise da disparidade salarial exige dados salariais segmentados por género e categoria profissional, que os recursos humanos e o processamento salarial têm de preparar em conjunto. As empresas sujeitas tanto ao EINF como à CSRD devem alinhar desde já a recolha de dados de diversidade, porque a CSRD pede desagregações mais detalhadas.
Como o verificador analisa os seus dados
O verificador independente avalia a integridade, a exatidão e a coerência. Na prática, isso significa que vai:
- Selecionar uma amostra de valores e pedir o documento de origem de cada um.
- Recalcular métricas derivadas, como as emissões a partir do consumo de energia.
- Confirmar que os totais batem certo ao longo do relatório e com as demonstrações financeiras.
- Comparar com o ano anterior e perguntar pelas variações relevantes.
Se cada valor do seu inventário já aponta para o respetivo ficheiro de origem e cálculo, estes pedidos resolvem-se em minutos e não em dias.
Erros comuns
- Dados dispersos por departamentos: nenhuma equipa detém todos os dados do EINF e ninguém os consolida até ao prazo.
- Unidades incoerentes: energia em kWh numa instalação e em MWh noutra, resíduos em toneladas e em quilos.
- Falta de dados históricos: as comparações anuais exigem pelo menos dois anos de dados com o mesmo critério.
- Sem rasto de evidências: os auditores têm de conseguir ligar cada número a um documento de origem.
- Folhas de cálculo substituídas todos os anos: a versão reportada no ano passado já não existe quando o verificador pergunta por ela.
Checklist de recolha de dados
- Inventário com pilar, unidade, fonte, responsável, prazo e evidência de cada dado
- Definições e fatores de emissão acordados e partilhados com todos os responsáveis
- Todas as entidades do perímetro cobertas
- Documentos de origem guardados junto dos valores que suportam
- Valores do ano anterior disponíveis com o mesmo critério
- Anomalias revistas e explicadas antes da redação
Como a Dcycle ajuda
A Dcycle funciona como ponto central para todos os dados do EINF. Ligue o seu ERP, carregue faturas ou importe folhas de cálculo e atribua tarefas de recolha a cada departamento, para que tudo chegue a uma única plataforma com conversão automática de unidades e ligação às evidências. A nossa recolha automatizada de dados lê e classifica documentos e assinala exceções como meses em falta, duplicados ou valores que se afastam da tendência histórica. Nos projetos EINF/GRI, cada valor mantém os ficheiros associados, por isso o pacote de evidências está pronto quando o verificador o pede. Peça uma demonstração para ver como funciona.
Perguntas frequentes (FAQs)
Quem deve coordenar a recolha de dados do EINF?
Um coordenador, normalmente da área de sustentabilidade ou financeira, deve ser responsável pelo inventário de dados e pelos prazos, enquanto cada departamento continua responsável pelos seus próprios dados e evidências.
Que evidências pede o verificador do EINF?
O verificador seleciona valores reportados por amostragem e pede os documentos que os suportam: faturas, leituras de contadores, exportações de recursos humanos, relatórios de prestadores, políticas e registos. Também revê os métodos de cálculo e os fatores de emissão utilizados.
Preciso de dados de anos anteriores?
Esperam-se comparações anuais sempre que os dados o permitam. Se este for o seu primeiro EINF, indique-o com clareza e recolha os dados com um critério coerente para poder comparar a partir do segundo ano.
E se não tivermos incidentes de direitos humanos ou corrupção?
Continua a ter de descrever as políticas, os procedimentos de diligência devida e os canais de denúncia em vigor, e indicar que não foram reportados casos, com o suporte dos registos do canal.
