A Lei 11/2018 introduziu em Espanha o EINF (Estado de Información No Financiera, a demonstração não financeira espanhola), mas nem todas as empresas estão obrigadas a apresentá-lo. No papel, os limiares são claros. É nas estruturas de grupo e na regra dos dois exercícios que as empresas mais se enganam.
Este guia explica quem tem de apresentar um relatório EINF, como fazer a verificação dos limiares e como o verificador a analisa.
Limiares de reporte obrigatório
A sua empresa tem de apresentar um EINF se cumprir pelo menos duas das seguintes condições durante dois exercícios consecutivos:
| Critério | Limiar |
|---|---|
| Número médio de trabalhadores | Mais de 250 |
| Total do ativo | Mais de 20 milhões de euros |
| Volume de negócios líquido | Mais de 40 milhões de euros |
A obrigação aplica-se tanto a sociedades individuais como a grupos consolidados. O critério dos trabalhadores assenta no número médio ao longo do exercício e não no efetivo numa data concreta, pelo que as empresas com pessoal sazonal devem calcular a média em vez de olharem para a folha de vencimentos de fim de ano.
Como fazer a verificação com os seus próprios números
- Retire o total do ativo e o volume de negócios das contas anuais aprovadas dos dois últimos exercícios.
- Peça aos Recursos Humanos o número médio de trabalhadores de cada um desses exercícios, calculado com o mesmo critério nos dois anos.
- Assinale cada critério como cumprido ou não cumprido em cada exercício. Está abrangido se cumprir pelo menos dois critérios em ambos os exercícios.
- Repita a verificação ao nível do grupo, com números consolidados, se a sua empresa for a sociedade-mãe.
- Registe por escrito o resultado, os números usados e a respetiva origem. Esta nota curta passa a fazer parte do seu dossiê de evidências.
Entidades de interesse público
As entidades de interesse público (sociedades cotadas, instituições de crédito e empresas de seguros) com mais de 500 trabalhadores têm de reportar independentemente dos limiares de ativo e volume de negócios acima.
Reporte ao nível do grupo ou individual
Se a sua empresa pertence a um grupo, a sociedade-mãe pode apresentar um EINF consolidado que abranja todas as filiais. Nesse caso, as filiais ficam isentas de o apresentar em separado, mas apenas se o relatório consolidado incluir explicitamente as suas operações e os seus dados.
É aqui que muitas empresas falham: uma filial assume que está isenta, mas o EINF do grupo não inclui os seus números. Se os seus dados não estão no relatório consolidado, poderá ter de o apresentar individualmente.
Quando a sociedade-mãe está fora de Espanha, verifique com cuidado se o relatório não financeiro do grupo abrange de facto a entidade espanhola e cumpre os requisitos da Lei 11/2018. As organizações com estruturas complexas devem obter um parecer documentado sobre qual a entidade que assume a obrigação antes de iniciar a recolha de dados.
Quando começa e quando termina a obrigação?
A obrigação aplica-se ao exercício em que os limiares são cumpridos pelo segundo ano consecutivo. Se a sua empresa cumpriu dois dos três critérios em 2024 e em 2025, tem de apresentar um EINF relativo ao exercício de 2025.
O inverso também se aplica: se ficar abaixo dos limiares durante dois exercícios consecutivos, a obrigação cessa, embora muitas empresas continuem a reportar voluntariamente.
Quem deve ser responsável pela decisão de âmbito
A avaliação do âmbito envolve vários departamentos:
- Finanças: total do ativo, volume de negócios e perímetro de consolidação.
- Recursos Humanos: número médio de trabalhadores por sociedade e por exercício.
- Jurídico ou secretariado da sociedade: estatuto de entidade de interesse público, estrutura do grupo e processo de aprovação pelo conselho de administração.
- Responsável de sustentabilidade: transforma o resultado num perímetro de reporte e num plano de recolha de dados.
O conselho de administração aprova o EINF, que é apresentado juntamente com as contas anuais, como parte do relatório de gestão. Por isso, a decisão de âmbito deve chegar cedo ao conselho.
Erros comuns na avaliação do âmbito
- Olhar para um só exercício. A regra dos dois exercícios conta tanto para entrar na obrigação como para sair dela.
- Contar os trabalhadores a 31 de dezembro. Use a média anual.
- Assumir que o relatório do grupo o abrange. Confirme que os dados da sua sociedade estão de facto incluídos.
- Não documentar o perímetro. Se não conseguir explicar que sociedades, instalações e operações estão abrangidas, o verificador vai perguntar.
- Decidir tarde. Preparar um EINF demora normalmente entre dois e quatro meses.
Como o verificador analisa o âmbito
O EINF tem de ser verificado por um prestador independente de serviços de verificação. O verificador analisa a completude, a exatidão, a coerência com as demonstrações financeiras e o cumprimento da Lei 11/2018. O âmbito está na base de tudo: se o perímetro de reporte for diferente do perímetro de consolidação das contas anuais, ou se uma sociedade constar do pilar ambiental mas faltar no social, haverá perguntas.
Nos projetos EINF que acompanhamos, as verificações mais tranquilas começam com uma nota de perímetro de uma página: sociedades incluídas, motivo de cada exclusão e os números que sustentam o teste dos limiares. O nosso guia de preparação da auditoria EINF cobre o resto do dossiê de evidências.
Reporte voluntário
As empresas abaixo dos limiares podem apresentar um EINF voluntariamente, cada vez mais porque clientes, concursos públicos e investidores pedem dados ESG. Além disso, criam assim os processos de que vão precisar se atingirem os limiares obrigatórios.
Relação com a CSRD
A CSRD está a substituir progressivamente os requisitos nacionais de informação não financeira em toda a UE. As empresas espanholas que cumpram os limiares da CSRD vão passar do EINF para o reporte segundo as Normas Europeias de Relato de Sustentabilidade (ESRS). A maior parte dos dados que recolhe hoje para o EINF alimenta diretamente o reporte CSRD.
Checklist de âmbito
- Ativo, volume de negócios e número médio de trabalhadores dos dois últimos exercícios, segundo as contas aprovadas
- Estatuto de entidade de interesse público confirmado
- Estrutura do grupo mapeada e verificação consolidada feita
- Confirmação de que um eventual EINF do grupo inclui explicitamente a sua sociedade
- Perímetro de reporte documentado e alinhado com o perímetro de consolidação
- Responsáveis designados em Finanças, Recursos Humanos, Jurídico e Sustentabilidade
- Calendário acordado para que o EINF esteja pronto para aprovação com as contas anuais
Como a Dcycle ajuda
Os especialistas em sustentabilidade da Dcycle ajudam-no a confirmar a sua obrigação, definir o perímetro de reporte e planear a recolha de dados por sociedade. Assim que sabe que tem de reportar, a plataforma recolhe dados de ERPs, faturas e folhas de cálculo de todas as suas instalações, e cada número mantém a ligação ao respetivo documento de origem para o verificador. Para ter a visão completa do que entra no relatório, consulte o que é o EINF e o nosso guia passo a passo de preparação. Peça uma demonstração para começar.
Perguntas frequentes (FAQs)
Que entidades têm de apresentar o EINF segundo os limiares?
Segundo a Lei 11/2018 espanhola, as sociedades e os grupos têm de reportar quando cumprem pelo menos dois dos três critérios de dimensão (mais de 250 trabalhadores em média, mais de 20 milhões de euros de ativo e mais de 40 milhões de euros de volume de negócios) durante dois exercícios consecutivos. As entidades de interesse público com mais de 500 trabalhadores têm de reportar independentemente desses critérios.
Uma filial fica isenta se a sociedade-mãe apresentar um EINF de grupo?
Só se o EINF consolidado incluir explicitamente as operações e os dados da filial. Se os seus números não constarem do relatório do grupo, poderá ter de o apresentar individualmente.
Uma empresa pode deixar de apresentar o EINF?
Sim. Se a empresa ficar abaixo dos limiares durante dois exercícios consecutivos, a obrigação cessa. Muitas empresas continuam a reportar voluntariamente porque clientes e investidores continuam a pedir a informação.
Um EINF voluntário precisa da mesma estrutura que um obrigatório?
Não existe um formato abreviado. Um relatório voluntário ganha credibilidade quando cobre os mesmos cinco pilares, usa as mesmas metodologias e mantém a mesma rastreabilidade das evidências que um EINF obrigatório, o que também facilita muito a passagem ao reporte obrigatório.
